Hotline Privacy Notice

本プライバシー通知（以下「通知」と言います）では、従業員がWella Ethics & Compliance Hotline（以下「Hotline」と言います）を使用する際に、Wella Company International Operations Switzerland S.à.r.l.（本社）とその関連会社および子会社含む¹Wella Company（以下「Wella Company」または「当社」等と言います）が従業員の個人データをどのように収集・利用するかを説明します。本通知では、個人データとは、（その情報単体で、または他の情報と組み合わせて）直接的または間接的に個人を特定できる情報（以下「個人データ」と言います）を指します。 

Hotlineにおいては、Wella Companyがデータ管理者となります。 

Wella Companyにおける個人データの処理方法について詳しく知りたい場合は、www.wellacompany.com/privacy-policyに掲載しているWellaプライバシー通知をご覧ください。Wella Companyの従業員の方は、従業員向けプライバシー通知もあわせてご覧ください。 

¹ 詳細については、「会社概要」をご覧ください。こちら。 

OneTrust傘下の独立したサードパーティ組織であるConvercentが、当社に代わりHotlineを運営しています。 

Convercentは内部告発プラットフォームソフトウェアを提供し、電話によるホットラインを運営しています。電話による通報や告発は、いずれもConvercentが最初に受け付け、その後Wella Companyへと報告されます。その他の手段（例：電子メール）による通報や告発については、Wella Companyの担当者へと直接報告されます。提供された通報や告発に対する調査は、いずれもWella Companyの担当者が行いますが、外部の専門家によるサポートを受ける場合があります。Wella Companyはグローバルな組織であるため、Wella Companyが展開している国であればどこでも、Wella Companyの担当者が通報や告発に対する調査を行う可能性があります。 

通報や告発を行う際にどういった個人データを提供するかは、ご自身の判断で決めることができます。所在国の法律により認められている場合、匿名で通報や告発を行うことができます。匿名を希望する場合、提供した情報や文脈から個人を特定できる可能性がありますので、ご留意ください。自由入力欄には個人の特定に利用できる可能性のある情報を含めないようにしてください。 

いかなる場合も、適切な調査を実施し、当社に課された法的義務を遵守する必要性を踏まえつつ、通報した従業員の情報を最大限保護することを保証します。 

ホットラインでの通報や告発に関連して提供された個人データは、当社が法的義務を遵守するとともに、通報や告発の内容を調査し、必要な追加措置を講じるという正当な利益を追求できるようにすることのみを目的とし、その目的の達成に必要な範囲内で処理されます。 

Wella Companyはグローバルな組織であるため、世界各地のWella Companyの担当者が、適用法で認められる範囲内で、従業員の個人データを移転、保管、または閲覧する可能性があります。 

従業員の個人データが、「移転を行う国」によって「適切」と見なされていない国に移転される（またはそのような国から閲覧される）場合、当社は適用法に従い、適切な保護措置が講じられることを保証します。 

当社では、従業員の個人情報保護のために最大限の努力を払っており、通報や告発の内容、およびその調査内容を閲覧できる対象者を制限するなど、従業員の個人データを保護するための技術的・組織的な対策を講じています。 

通常、通報や告発の際に提供された個人データは、当該事案が終結してから2年間は保持されます。2年後に当該事案のレビューを実施し、個人データを引き続き保持する必要があるかどうかを判断します（例：進行中の訴訟または社内手続きを行うために必要な場合、所在国の法律で決められている場合、等）。 

尚、前段で記載されている保持期間については、ポルトガルで発生した通報や告発、ポルトガルに拠点を置くWella Companyの事業体に関する通報や告発、および/または通報や告発の時点でポルトガル国内に勤務していた従業員に関する通報や告発には適用されませんので、ご注意ください。こうした事案の場合、ポルトガルの法律に従って、個人データが少なくとも5年間保持されます。 

従業員は、所在国の適用法に従い、当社が処理する自身の個人データを閲覧し、そのデータに関する詳しい情報の提供を要求する権利、自身の特定の個人データの修正、消去、または制限を要求する権利、およびHotlineへ通報や告発を行った際の自身の個人データの取り扱い方法について異議申し立てを行う権利を有します。 

自身の個人データの取り扱い方法についてご不明な点や異議申し立てがある場合、当社まで直接ご連絡をお願いいたします。当社の対応に満足いただけない場合は、お近くの個人情報保護当局にご相談ください。 

Hotlineについてご不明な点やご意見がある場合、または自身の個人データの閲覧、修正、消去、制限、あるいは取り扱い方法に対する異議申し立ての権利を行使されたい場合は、wella.data.privacy@wella.comまでお問い合わせください。