Hotline Privacy Notice

Deze privacyverklaring ('Verklaring') beschrijft hoe Wella Company, inclusief Wella Company International Operations Switzerland S.à.r.l. (ons hoofdkantoor) en diens partners en dochterondernemingen¹ ('Wella Company', 'wij', 'ons', 'onze', of vergelijkbaar), je persoonlijke gegevens verzamelt en gebruikt wanneer je contact opneemt met de Wella Hotline Ethiek en Naleving (de 'Hotline'). In deze Verklaring verwijst 'persoonlijke gegevens' naar informatie die (alleen of samen met andere informatie) het mogelijk maakt om je direct of indirect te identificeren ('persoonlijke gegevens'). 

Voor de doeleinden van de Hotline is Wella Company de gegevensbeheerder. 

Als je meer informatie wilt over de manier waarop Wella Company persoonlijke gegevens verwerkt, raadpleeg dan de Privacyverklaring van Wella op wellacompany.com/privacy-policy. Als je een medewerker van Wella Company bent, raadpleeg dan ook de Privacyverklaring voor Medewerkers. 

¹ Voor meer informatie 'Over Ons', zie hier. 

De Hotline wordt namens ons beheerd via een onafhankelijke derde partij – Convercent – door OneTrust.

Convercent biedt software voor klokkenluidersplatforms en beheert de telefonische hotline. Eventuele telefonische meldingen worden ontvangen door Convercent, die vervolgens het verslag naar Wella Company doorstuurt. Meldingen die op andere manieren worden ingediend (bijvoorbeeld per e-mail) worden rechtstreeks ontvangen door medewerkers van Wella Company. Alle onderzoeken worden uitgevoerd door medewerkers van Wella Company, waarbij ze eventueel ondersteund worden door externe experts. Omdat Wella Company een wereldwijde organisatie is, kunnen meldingen onderzocht worden door medewerkers van Wella Company in alle landen waar Wella Company zich bevindt. 

Je hebt controle over welke persoonlijke gegevens je verstrekt bij het indienen van je melding. Problemen kunnen anoniem worden gemeld zolang dit is toegestaan door de lokale wetgeving. Als je anoniem wilt blijven, wees je er dan van bewust dat je soms herkenbaar kunt zijn aan de hand van de informatie die je verstrekt en andere contextuele informatie, dus je moet ervoor zorgen geen informatie op te nemen die kan worden gebruikt om je te identificeren in velden waar je vrij tekst kunt invoeren.

In elk geval kun je er zeker van zijn dat je privacy zoveel mogelijk wordt beschermd, in overeenstemming met de noodzaak voor ons om een adequaat onderzoek uit te voeren en te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen waaraan we moeten voldoen. 

Alle persoonlijke gegevens, die je indient met betrekking tot een hotline-melding, worden uitsluitend verwerkt voor het doel en voor zover nodig om ons in staat te stellen te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigde belang na te streven om je melding te onderzoeken en eventuele verdere noodzakelijke stappen te ondernemen. 

Wella Company is een wereldwijde organisatie. Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kunnen je persoonlijke gegevens worden overgedragen aan of opgeslagen en opgevraagd worden door medewerkers van Wella Company over de hele wereld. 

Als je persoonlijke gegevens worden overgedragen naar (of opgevraagd vanuit) een land waarvan de wetgeving omtrent gegevensbescherming niet als 'adequaat' wordt beschouwd door het 'ontvangende' land, zorgen we ervoor dat passende voorzorgsmaatregelen worden geïmplementeerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. 

We doen er alles aan om je informatie veilig te houden en hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonlijke gegevens te beschermen, waaronder het beperken van degenen die toegang hebben tot meldingen en eventuele onderzoeken.

In het algemeen worden persoonlijke gegevens in meldingen bewaard gedurende twee (2) jaar na sluiting van de zaak. Na 2 jaar zullen we de zaak herzien om te bepalen of de gegevens langer moeten worden bewaard, bijvoorbeeld als ze nodig zijn voor lopende juridische procedures/interne procedures of om te voldoen aan lokale wetgeving. 

Houd er rekening mee dat de bovengenoemde bewaartermijn niet geldt voor meldingen die in Portugal worden gedaan waarbij Wella Company-entiteiten uit Portugal betrokken zijn en/of waarbij medewerkers betrokken zijn die op het moment van de melding in Portugal werkten. In deze gevallen worden de gegevens gedurende minimaal 5 jaar bewaard om te voldoen aan de Portugese wetgeving. 

Onder voorbehoud van toepasselijke lokale wetgeving heb je het recht om: toegang te vragen tot en details te ontvangen over de persoonlijke gegevens die we over je verwerken; te verzoeken dat bepaalde persoonlijke gegevens over je worden gecorrigeerd, verwijderd of afgeschermd; of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonlijke gegevens in de context van een melding aan de Hotline. 

Als je vragen of klachten hebt met betrekking tot de verwerking van je persoonlijke gegevens, neem dan rechtstreeks contact met ons op. Als je niet tevreden bent met ons antwoord, kun je je lokale gegevensbeschermingsautoriteit raadplegen. 

Als je vragen of opmerkingen hebt over de Hotline, of als je je rechten omtrent toegang, correctie, verwijdering, afscherming of bezwaar wilt uitoefenen met betrekking tot de verwerking van je persoonlijke gegevens, neem dan contact op met wella.data.privacy@wella.com.